Der Empfangsbereich eines Unternehmens hat vielfältige Funktionen. Die Rezeption ist gleichzeitig Kommunikationszentrum, Besucher-Empfang und repräsentatives Aushängeschild. Da der erste Eindruck über die Einschätzung einer Firma entscheidet, ist die Einrichtung und Ausstattung des Empfangs von großer Bedeutung. Eine optisch attraktiv gestaltete Rezeption ist ein wirkungsvoller Eyecatcher und strahlt Professionalität aus.
In einer angenehmen Atmosphäre fühlen sich Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden wohl. Geschäftliche Besprechungen und Verhandlungen in professionell eingerichteten Geschäftsräumen sind einfach und unkompliziert. Eine Investition in die perfekte Ausstattung des Empfangs lohnt sich für jedes Unternehmen. Weitere Informationen zur richtigen Praxiseinrichtung findet ihr hier.
Die optimale Unternehmenspräsentation – der erste Eindruck entscheidet!
Die Art, wie sich ein Unternehmen gegenüber Geschäftspartnern, Kunden und der Öffentlichkeit präsentiert, lässt Rückschlüsse über die Professionalität und Leistungsstärke zu. Ein ansprechend eingerichteter und aufgeräumter Empfangsbereich trägt dazu bei, dass der erste Eindruck positiv ausfällt und stärkt das Image der Firma. Aus diesem Grund sollten gewisse Fehler, die negative Assoziationen hervorrufen können, vermieden werden. Alte und verkratzte Möbelstücke, ein abgenutzter oder mit Büromaterial übersäter Empfangstresen, ungepflegte Pflanzen und herumstehende Kisten und Kartons hinterlassen einen negativen Eindruck.
Von einem unordentlichen und nicht aufgeräumten Empfangsbereich werden schnell Rückschlüsse auf die Arbeitsweise des Unternehmens gezogen. Ordnung und Sauberkeit sind gerade am Empfang sehr wichtig, denn der erste Eindruck ist prägend. Damit Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter sich gleichermaßen wohlfühlen, sollte der Empfangsraum immer aufgeräumt und gepflegt sein. Durch Sauberkeit wird demonstriert, dass das Unternehmen Geschäftspartnern Respekt entgegenbringt und seine Besucher schätzt.
Zu einem klassischen Empfangsbereich zählen neben der Empfangstheke auch Besucherstühle, Regale sowie Fax- und Kopiergerät sowie abhängig von der Größe des Unternehmens eine entsprechende Telefonanlage. Viele Firmen, die Wert auf Qualität legen, richten den Empfangsbereich mit teuren Möbeln aus hochwertigen Materialien wie Leder, Metall, Glas oder edlen Hölzern ein. Aus Sicherheitsgründen sollten keine Möbelstücke mit spitzen Ecken und Kanten am Empfang stehen. Um das Risiko von Unfällen durch Ausrutschen zu vermeiden, empfiehlt es sich, auf Teppiche im Empfangsbereich zu verzichten oder diese entsprechend zu befestigen.
Teppichböden müssen regelmäßig gereinigt werden, damit diese sauber und gepflegt aussehen. Fachleute behaupten, dass der erste Eindruck größtenteils visuell aufgenommen wird. Deshalb hat auch die farbliche Gestaltung der Rezeption einen großen Einfluss darauf, wie das Unternehmen von Besuchern wahrgenommen wird. Quer gestreifte Fußböden und Wände in dunklen Farben wirken abweisend und können bei Mitarbeitern und Besuchern zu einer Energieblockade führen. Ungewöhnliche und moderne Designs wirken dagegen wie ein Eyecatcher und wecken die Aufmerksamkeit.
Sorgfältige Empfangsgestaltung trägt zum positiven Eindruck bei
Eine freundlich gestaltete Rezeption trägt zu einem positiven ersten Eindruck bei. Ein aufgeräumter Empfangsbereich bleibt in guter Erinnerung und lässt Rückschlüsse auf die Seriosität des Unternehmens zu. Empfangsräume sollten nicht zu klein sein, um nicht das Gefühl von Enge zu vermitteln. Ein großzügiger, offener Empfangsbereich schafft eine positive Atmosphäre. Die Empfangstheke wird meist gegenüber dem Eingang platziert, damit die Rezeptionsmitarbeiter Besucher angemessen begrüßen können.
Das Firmenlogo dient als Werbeträger und sollte deshalb entweder an den Wänden oder an der Front der Empfangstheke angebracht werden. Besonders professionell wirkt ein beleuchtetes Logo. Der Empfangstresen muss funktionell sein und den Mitarbeitern genügend Bewegungsspielraum und ausreichend Platz zum Verstauen von Büromaterial und Arbeitsunterlagen bieten. Bei Dienstleistungsunternehmen, Arzt- und Anwaltspraxen sollte der Wartebereich für Besucher nicht komplett einsehbar sein, damit die Privatsphäre der Wartenden geschützt wird. Außerdem sollte genügend Platz für eine Garderobe und einen Schirmständer einkalkuliert werden.
Aktuelle Tageszeitungen, Stadtpläne und firmeneigene Informationsmaterialien liegen oft im Empfangsbereich aus und verkürzen die Wartezeit auf angenehme Weise. Damit Mitarbeiter und Besucher sich wohlfühlen, ist bei der Gestaltung der Rezeption auch auf die richtige Beleuchtung zu achten. Das Licht sollte weder zu schummrig noch zu hell sein, damit die Augen nicht zu schnell ermüden oder beim Lesen geblendet werden. Deckenleuchten und Deckenstrahler müssen deshalb sorgfältig ausgewählt und entsprechend angebracht werden, damit das Licht im richtigen Winkel auf den Arbeitsbereich fällt.
In Vitrinen und Schaukästen können Produkte des Unternehmens gezeigt werden oder wichtige Informationen zur Unternehmensgeschichte und den angebotenen Dienstleistungen präsentiert werden.
Die farbliche Gestaltung des Empfangsbereichs
Jede Farbe besitzt eine bestimmte Ausstrahlung und wirkt auf die Stimmung. Im Empfangsbereich dominieren häufig weiße Wände und Decken. In Verbindung mit schwarzen Bürostühlen und Schreibtischen aus dunklen Hölzern entsteht schnell eine deprimierende Atmosphäre. Viele Unternehmen versuchen, die Umgebung durch das Aufstellen von Pflanzenkübeln etwas aufzulockern. Bilder an den Wänden entfalten nur dann eine positive Wirkung, wenn diese richtig platziert werden.
Eine zweckgebundene und lieblos zusammengestellte Einrichtung ist allerdings kein Eyecatcher. Bei der Ausstattung des Empfangsbereichs kommt es auch darauf an, dass die einzelnen Farben miteinander harmonieren. Braune Möbel wirken konservativ, traditionell oder bescheiden. Brauntöne gelten als langweilig und berechenbar. Für den Empfangsbereich eignen sich frische Farben, die von helleren Brauntönen bis zu Beige reichen.
Kombiniert mit modernen Farbtönen wie Türkis, hellblau oder rosa entsteht ein jugendlicher, kreativer Eindruck. In die farbliche Gestaltung können auch die Unternehmensfarben einbezogen werden, wenn die Firma ein eigenes Logo besitzt. Erdtöne eignen sich ebenfalls für den Empfangsbereich. Möbel in der Farbe Terrakotta strahlen viel Wärme aus. Grau gilt als multifunktionale Farbe und wird häufig für strapazierfähige Fußbodenbeläge verwendet.
Zuviel Grau lässt den Empfangsbereich jedoch langweilig und leblos wirken. Rot hingegen wirkt dynamisch, aber auch hektisch. Rote Möbel am Empfang ziehen zwar als Eyecatcher die Aufmerksamkeit auf sich, lassen sich aber schwer mit anderen Farben kombinieren. Büromöbel in Rot sollten nur im Empfangsbereich eingesetzt werden, wenn Rot die Farbe des Unternehmens ist oder das Firmenlogo bestimmt. Eine gewisse Leichtigkeit vermitteln zarte Blautöne, während die Farbe Grün eher für Entspannung und Ruhe steht.
Warum es es sich lohnt, in die Ausstattung des Empfangs zu investieren
Bei der Gestaltung ihres Empfangsbereichs nehmen viele Unternehmen professionelle Unterstützung in Anspruch. Handwerksbetriebe fertigen Möbel nach Maß an, während Innenarchitekten bei der Auswahl der Einrichtungsgegenstände und deren Platzierung beratend zur Seite entstehen. Industrieschreiner und Tischler sind Fachleute, die auch neue und ungewöhnliche Materialien verarbeiten und dafür sorgen, dass der Empfangsbereich zum Eyecatcher wird.
Der Auftritt einer Firma hängt in hohem Maß von einem professionell gestalteten Empfangsbereich ab. Die dafür zur Verfügung stehende Fläche sollte optimal genutzt werden, um Mitarbeitern und Besuchern ein Höchstmaß an Komfort und Bequemlichkeit zu bieten. Vom Empfangsbereich abgehende Türen können durch eine passende Wandverkleidung geschickt verborgen werden. Ein Raum besitzt mehr Weite, wenn die Türen fast unsichtbar sind. Ganzheitliche Konzepte im Empfangsbereich schließen eine zeitgemäße Ausstattung mit Möbeln aus Aluminium, Plexiglas, Glas oder Kunststoffen ein.
Hochwertige Einrichtung sorgt für einen angenehmen Eindruck
Zur Möblierung zählen auch Besucher- oder Konferenzstühle, die in ausreichender Zahl im Empfangsbereich vorhanden sein sollten. Sitzmöbel wie Sitzbänke oder Einzelstühle eignen sich zum Warten in Arzt- oder Anwaltpraxen. Manche Unternehmen entscheiden sich für Loungemöbel und schaffen dadurch an der Rezeption eine Atmosphäre wie im Hotel. An die Konferenzstühle eines Unternehmens werden andere Anforderungen gestellt als an die Besucherstühle in einem Wartezimmer. Während bei geschäftlichen Verhandlungen Exklusivität dominiert, dienen Wartezimmermöbel eher einem praktischen Nutzen.
Hochwertige Konferenzstühle sind meist aus Leder oder Chrom angefertigt und werden auch nach optischen und repräsentativen Gesichtspunkten ausgewählt. Bei Sitzmöbeln für ein Wartezimmer stehen andere Zwecke im Mittelpunkt. Aus Platzgründen finden sich in vielen Warteräumen robuste Stapelstühle. Unabhängig von der Art des Unternehmens sollte die Bestuhlung des Empfangsbereichs jedoch auch die Ansprüche hinsichtlich des ergonomischen Sitzens erfüllen. Konferenzstühle sind meist für langes Sitzen ausgelegt. Moderne Freischwinger sorgen dafür, dass durch leichte Wippbewegungen die Muskulatur auch bei langen Besprechungen nicht verkrampft. Freischwingende Konferenzstühle werden mit oder ohne Armlehne angeboten.
Sofas im Empfangsbereich vermitteln Gemütlichkeit und laden zum Entspannen ein. Da Empfangssofas häufig benutzt werden, sollte auf pflegeleichte und haltbare Bezüge geachtet werden. Leder oder Kunstlederbezüge lassen sich einfach reinigen und erfüllen diesen Anspruch. Der Sitzkomfort erhöht sich, wenn das Sofa mit Armlehne und Polster ausgestattet ist. Sitzbänke wirken modern, unkonventionell und sind ein Eyecatcher im Empfangsbereich. In größeren Empfangsräumen finden auch mehrere Sofas Platz, die sich gegenüber, nebeneinander oder um eine Säule herum anordnen lassen. Grünpflanzen am Empfang reinigen die Luft und verbessern die Sauerstoffversorgung. Blühende Pflanzen in großen Blumenkübeln wirken als Eyecatcher und setzen den Empfangsbereich geschickt in Szene.
Welche Büromöbel eignen sich für den Empfang?
Moderne Büromöbel sind am Empfang unverzichtbar. An der Rezeption eines Unternehmens wird viel Stauraum benötigt, um Akten, Ordner und Büroutensilien geordnet und übersichtlich unterzubringen. Abschließbare Büroschränke, Highboards und offene Regale zählen zu den praktischen Büromöbeln, die in jedem Empfangsbereich zu finden sind. Der erste Eindruck ist positiv, wenn der Empfang aufgeräumt und sauber wirkt und keine Unterlagen auf dem Empfangstresen herumliegen.
Offene Einbaumöbel wirken großzügig und eignen sich hauptsächlich für Firmen, in denen wenig “Papierkram” an der Rezeption anfällt. In geschlossenen Einbaumöbeln lassen sich hingegen Ordner und Akten besser und für die Öffentlichkeit nicht sichtbar verstecken. Eine seriös gestaltete Rezeption ist vor allem für Arzt- und Anwaltspraxen sehr wichtig. Der erste Eindruck hat einen entscheidenden Einfluss darauf, ob Patienten und Klienten Vertrauen zum Arzt oder Anwalt aufbauen. Eine Werbeagentur oder ein Dienstleister der IT-Branche sorgt mit einem mit Farbe und Lichteffekten gestalteten Empfang für einen optischen Eyecatcher.
Bei der Auswahl geeigneter Empfangsmöbel müssen einige Punkte beachtet werden. Die Einrichtung des Empfangsbereichs sollte möglichst hochwertig sein und mit dem Einrichtungsstil der anderen Räumlichkeiten harmonieren. Die Ausstattung des Empfangs, der Konferenzräume und der übrigen Büroräume bilden eine Einheit, die sich optisch ergänzt. Eine Investition in hochwertige Empfangsmöbel lohnt sich, denn der Empfang ist das Aushängeschild des Unternehmens.
Die Empfangsgestaltung kann sich auch auf den Erfolg des Unternehmens auswirken. Billige Möbel, die schnell unansehnlich werden, gehören nicht an den Empfang. Die vermeintliche Kostenersparnis führt bald zu Mehrausgaben, wenn die Möbelstücke rasch wieder ersetzt werden müssen. Als Eyecatcher eignen sich ausschließlich Empfangsmöbel von hoher Qualität, die ein positives Feeling vermitteln. Maßanfertigungen durch Möbelschreiner sind länger haltbar und können passend zur Gesamtmöblierung hergestellt werden.
Hochwertige Möbel stellen eine langfristige Investition dar und begleiten das Unternehmen für eine lange Zeit. Viele Firmen bevorzugen bei der Einrichtung des Empfangs deshalb einen zeitlosen klassischen Stil. Moderne funktionale Möbel schaffen ein positives Arbeitsklima am Empfang und sorgen für ein entspanntes Feeling. Zu einem gut eingerichteten Rezeptionsbereich gehören auch hochwertige Stühle. Die Gestaltung des Empfangs wirkt nicht nur auf Geschäftspartner und andere Besucher, sondern auch auf Mitarbeiter und Bewerber.
Der erste Eindruck, den die Rezeption bei einem Vorstellungsgespräch auf den Bewerber macht, entscheidet oft darüber, ob dieser vom Unternehmen als neuem Arbeitgeber überzeugt ist oder nicht. Hochwertige Empfangsmöbel und ein einladend gestalteter Rezeptionsbereich sorgen für ein angenehmes Feeling bei Mitarbeitern und Gästen. Dabei können die Möbelstücke sowohl im Fachhandel erworben oder als Maßanfertigungen von einer Schreinerei angefertigt werden.
Bei der Möbelauswahl spielt auch die Größe der Räumlichkeiten eine Rolle. Große, klobige Möbelstücke passen nicht in einen kleinen Empfangsraum, während kleine zierliche Möbel in einem großzügigen Rezeptionsbereich etwas verloren wirken. Die Wahl der Empfangsmöbel ist deshalb von vielen Faktoren abhängig.
Diese Auswahlkriterien entscheiden über die Empfangsmöblierung
Neben der Raumgröße hat auch die Höhe der Räumlichkeiten einen gewissen Einfluss und entscheidet darüber, ob eine Regalwand aufgestellt werden kann oder Akten und andere Unterlagen in einem Unterschrank an der Rezeption untergebracht werden. Büromöbel am Empfang müssen alltagstauglich sein, denn sie werden täglich genutzt. Designermöbel sind zwar optische Eyecatcher, erweisen sich aber häufig als unpraktisch oder bieten zu wenig Stauraum.
Die Entscheidung für die passende Möblierung wird deshalb auch nach praktischen Auswahlkriterien getroffen. Außerdem müssen einige gesetzliche Richtlinien hinsichtlich der Bürogestaltung berücksichtigt werden. Auch am Empfang müssen die Möbel den geltenden Arbeitsschutzverordnungen entsprechen. Tische, die von Empfangsmitarbeitern genutzt werden, sollten über verstellbare Tischhöhen verfügen. An den sogenannten Standing Desks können Angestellte ohne Rückenschmerzen arbeiten. Viele Unternehmen nutzen die Empfangstheke, um ein Kurzmeeting im Stehen abzuhalten.
Die Höhe des Empfangstresens sollte deshalb ergonomischen Gesichtspunkten entsprechen und eine bequeme Körperhaltung ermöglichen. Da ein Unternehmen auch eine gewisse Verantwortung für die Gesundheit von Mitarbeitern und Besuchern trägt, lohnt sich die Investition in eine hochwertige Empfangsausstattung in jedem Fall. Passende Büromöbel für den Empfang finden sich im Fachhandel oder können als Maßanfertigungen von Schreinereien hergestellt werden.
Ob der Empfangsbereich mit einer Standardlösung oder einem individuellen Konzept eingerichtet wird, entscheidet die Unternehmensleitung. Über den ersten Eindruck am Empfang entscheidet jedoch der Besucher.